Le métier de la facturation

La facture est certainement l’élément auquel on pense en premier quand on pense contrat gaz. Il n’y a qu’à regarder les tendances de recherche sur notre propre FAQ… Le mot “Facture” est de loin le plus recherché ! Cela fait du métier de la facturation un rouage essentiel de la mécanique d’un fournisseur d’énergie.

Comprendre sa facture c’est se mettre dans les meilleures conditions pour devenir un bon acheteur. Ici, nous allons nous intéresser aux personnes qui rendent la facturation possible. Croyez-nous… Bien facturer, c’est un métier !

L’environnement gazier, en constante évolution, nécessite un suivi réglementaire et une rigueur technique de tous les instants afin d’assurer à nos clients une expérience calme, et sans bavures. Regardons cela de plus près.

 

La facturation, comment ça marche

Afin d’être à même de sortir tous les mois des milliers de factures correctes il faut se montrer un peu méthodique ! 3 étapes doivent être respectées pour que tout se passe pour le mieux :

 

1ère étape: Collecte des données

La première étape consiste à rassembler toutes les informations nécessaires… À commencer par les relèves et les prestations réalisées par les gestionnaires de réseaux. (Ces flux sont souvent standardisés mais il arrive que ce ne soit pas le cas. La plus grande vigilance est requise afin de s’assurer que la structure de la donnée permettra de facturer dans de bonnes conditions.)

D'autres données doivent être récupérées, telles que les données météo qui entrent en ligne de compte dans le calcul des coûts d’acheminements, ou les données Clients pour obtenir toutes les informations indispensables à la facturation telles que l’adresse email du contact facturation etc.

 

2ème étape: Le calcul

La quantité de données collectées doit maintenant être mise à contribution dans une série de calculs plus ou moins complexes répondant à des règles strictes. On entre ici dans la machine à produire de la facture.

C’est ici que tout se joue. Votre consommation de gaz, vos coûts d’acheminements ainsi que le montant des taxes et contributions vont être fixés ici. Il s’agit de ne pas faire d’erreur ! La fiabilité dans le système est le maître mot.

Aussi, avant de passer à l’étape suivante, un certain nombre d’opérations de contrôles qualité et de cohérences sont réalisées afin de réduire au maximum les risques d’erreurs. On obtient à ce moment-là ce qu’on appelle des “factures brutes”.

 

3ème étape : La mise en forme

Une fois que tous les éléments de votre facture sont disponibles, il s’agit de préparer le document final. Nous parlons bien de la facture que vous pourrez télécharger ou recevoir par courrier ! Et là encore, tout n’est pas si facile… tout ne tient qu’à un fil… de données envoyées vers un outil d’éditique.

Cet outil va être capable non seulement de créer des factures (que l’on espère claires, transparentes et didactiques), mais également de les envoyer à leurs destinataires, que ce soit par email, sur l’espace client, par EDI ou par courrier.

 

La facturation: gouverner, c’est prévoir

Bon, on n’est bien d’accord, on ne fait pas voler de fusées mais on utilise pour cela une technologie de calcul bien supérieur à celle qui a permis d’envoyer le programme Apollo sur la Lune. Comme évoqué plus haut, l’enjeu principal est d’éviter les erreurs, et pour se faire, de les anticiper dans la mesure du possible alors on s’est donné les moyens.

On dit couramment que l’erreur est humaine, c’est pour cette raison qu’une grande partie de la facturation est réalisée par des machines. Mais le rôle de l’humain n’en est pas moins déterminant dans la supervision, le contrôle et l’adaptation permanente des règles faisant tourner cette horlogerie de précision et de process maniant des centaines de milliers de données.

Face à une telle complexité, il arrive parfois qu’une erreur se glisse. Mais ces petites erreurs identifiées rapidement sont de véritables opportunités pour le fournisseur qui y trouve la possibilité d’améliorer ses process et de rapprocher son système de facturation d’une certaine forme perfection (illusoire) !

 

Le Client est au cœur de nos attentions

A propos des erreurs de facturation, il va de soi qu’elles sont à chaque fois immédiatement creusées, expliquées et rectifiées pour ne jamais léser un client. Quand un problème est remonté et que deux solutions existent afin de le régler, la solution privilégiée sera toujours la solution en faveur du Client (chez Gazprom Energy en tout cas).

Pour que les problèmes liés à la facturation puissent être traités dans les meilleures conditions, il est essentiel que les équipes concernées se comprennent. Une communication claire entre le Service Client et les équipes facturations est indispensable. Chacun fait un pas vers l'autre.

Un double bénéfice en résulte, des informations claires et exploitables remontent vers les équipes facturations, et des explications simples sont apportées au service client qui pourra les restituer au Client en toute transparence sans se cacher derrière un écran de complexité.

 

Vous l’aurez compris en parcourant ces quelques lignes. Les métiers de la facturation sont au cœur de l’activité du fournisseur d’énergie, tout aussi proches de l’IT que des Clients. La fiabilité est le maître mot de la facturation et le rôle de l’humain y est primordial en dépit de l’importance de l'automatisation qui y a cours.