14 décembre 2021

Combien de temps devez-vous garder vos factures de gaz ?

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Les factures d’énergie, qu’elles soient en format papier ou dématérialisé, font partie des documents administratifs à conserver précieusement. Mais pendant combien de temps garder vos factures de gaz ? Pourquoi et comment les stocker ? On fait le point !

Pourquoi conserver vos factures d’électricité et de gaz ?

Conserver les factures de son fournisseur d’électricité ou de gaz peut s’avérer essentiel pour de nombreuses raisons. 

Contester sa facture en cas de litige

Si vous êtes confronté à un problème ou que vous êtes en désaccord avec votre fournisseur d’énergie sur un montant ou une donnée, vous devez pouvoir vous appuyer sur vos documents administratifs. En présentant vos anciennes factures, vous prouvez qu’il existe bel et bien une anomalie.

Bien souvent, ce sont les factures de régularisation – émises quand le client n'est pas relevé chaque mois ou ne dispose pas d'un compteur Gazpar – qui sont contestées. Ces factures sont émises lorsqu'une relève réelle intervient après plusieurs mois de factures sans relèves. Si le montant de votre facture est excessif, il peut s’agir d’une erreur dans le dispositif de comptage ou dans le report des données du distributeur au fournisseur.

Mais avant de contester votre facture, vous devez procéder à quelques vérifications. 

  • Avez-vous opté pour une offre indexée au prix du gaz ou de l’électricité ? Dans ce cas précis, puisque le tarif du gaz a augmenté, votre facture est plus élevée. 
  • Vos factures incluent-elles des frais ponctuels ? C’est le cas, par exemple, des frais de mise en service versés au gestionnaire de réseau (GRDF par exemple).
  • Les taxes et contributions obligatoires ont-elles augmenté ? Alourdissent-elles vos factures ?
  • Les frais d'acheminement, encadrés par l’État, ont-ils évolué ? Les tarifs transport, par exemple, ont augmenté en avril, la facture de mai (basée sur la consommation d’avril) sera donc plus élevée. Même processus pour les tarifs de distribution qui évoluent au 1er juillet.

Maîtriser son futur budget gaz annuel

Conserver vos factures d’énergie possède de multiples avantages. Vos anciennes factures vous permettent, par exemple, de faire le point sur votre consommation mensuelle ou annuelle. Vous pouvez également suivre l’évolution du prix de la molécule de gaz (si vous êtes en indexé) et comprendre l’évolution du tarif d’acheminement ou des taxes. 

C’est à partir de ces données que votre fournisseur d’énergie peut établir, avec vous, un budget prévisionnel pour l’année à venir. Et ce, dès le mois d’avril de l’année en cours, parce qu'il dispose de suffisamment d'éléments pour anticiper ceux qui pourraient évoluer dans votre facture l'année suivante.

En gardant précieusement vos factures d'énergie, vous gardez le contrôle sur vos consommations, avez la possibilité de mesurer l'efficacité de vos travaux de rénovation énergétique, ou encore de vous mettre en conformité avec la réglementation (par exemple, avec le décret tertiaire qui impose aux entreprises qui disposent de bureaux de plus 1 000 m2 de réduire leur consommation énergétique).

Justifier devant l’administration fiscale

Vous êtes entrepreneur ? Il est indispensable, en plus des raisons évoquées ci-dessus, de conserver vos factures de gaz. Elles constituent les pièces comptables attachées aux dépenses professionnelles. L’administration fiscale peut vous réclamer une facture à tout moment, pour justifier un achat lié à votre activité.

À savoir

Les factures d’énergie servent aussi dans le calcul de la TVA déductible.

Comment et pendant combien de temps garder ses factures de gaz ?

Le délai de conservation des factures varie en fonction de votre profil.

  • Un particulier est tenu de garder ses factures pendant 2 ans. 
  • Un professionnel doit les conserver pendant minimum 5 ans. Les durées recommandées figurent sur les documents en question.

Le temps de conservation correspond au délai durant lequel l’usager peut exercer un droit : il peut donc contester le montant avisé ou faire une demande de remboursement pour un trop-payé. Ce délai est valable dans les deux sens – les fournisseurs peuvent également revoir le compte d’un client en cas d’omission ou d’erreur de facturation. 

Conservation des factures de gaz : numérique ou papier ?

Le format de conservation de vos factures est également important. En cas de litige, la validité juridique diffère.

  • Si vous recevez votre facture de gaz par courrier papier, il convient de la conserver sous cette forme. Si vous pouvez la numériser pour votre usage personnel (pour garder une copie), elle ne sera pas recevable, en cet état, auprès des tribunaux.
  • Si votre facture de gaz est transmise par courrier électronique ou si elle est mise à disposition dans votre espace client en ligne, vous devez la conserver au format numérique. L’imprimer n’est utile que si vous souhaitez conserver une facture papier.

À savoir

Selon l’article 195 de la loi de finances, la généralisation de la facture électronique concerne les transactions domestiques entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (de professionnel à professionnel).
Ces obligations vont se mettre en place, entre 2024 et 2026, selon un calendrier progressif variable en lien avec la taille de l’entreprise. Ainsi le fournisseur d’énergie sera tenu de fournir une facturation électronique à son client professionnel et en conséquence, celui-ci devra accepter les documents dématérialisés.

Que vous soyez un particulier ou un professionnel, vous savez désormais pourquoi et combien de temps garder vos factures de gaz. Curieux, vous cherchez à mieux comprendre votre prochaine facture ? On a décrypté pour vous tous les éléments d’une facture de gaz naturel !

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